Odgovornost direktorja na računovodskem področju

Računovodstvo urejajo različni zakoni in pravila, kot so Kodeks računovodskih načel, Slovenski računovodski standardi in Mednarodni standardi računovodskega poročanja.

»Sestava računovodstva je posebna celota delov informacijskih dejavnosti, znotraj katerih se zbirajo, urejajo, obdelujejo, prikazujejo in shranjujejo podatki ter prikazujejo in shranjujejo informacije  o preteklih  in prihodnjih pojavih. Računovodske informacije  so  problemsko  usmerjene in so podlaga za odločanje. Medtem ko računovodski podatki nepristransko izražajo dejstva (načelo povezanosti računovodstva in informacijskih funkcij),« je zapisano v Kodeksu računovodskih načel.

V kodeksu je nadalje zapisano, da je računovodstvo »temeljna informacijska dejavnost v poslovni celoti, ki obsega usklajeno celoto računovodskega informiranja na podlagi knjigovodstva, računovodskega preračunavanja, računovodskega nadziranja ter računovodskega analiziranja sredstev, obveznosti do virov sredstev, prihodkov, stroškov in odhodkov (načelo vsebine računovodske funkcije)«. Njihov skupni namen je računovodsko informiranje (informacije potrebne za upravljanje podjetja).

Dejavnosti na računovodskem področju:

• Računovodsko predračunavanje,
• Računovodsko nadziranje,
• Knjigovodstvo,
• Računovodsko analiziranje,
• Računovodsko informiranje.
• Računovodstvo gospodarske družbe

ZGD-1 med drugim določa tudi pravila o računovodenju. Med 53. in 70. členom tako ureja knjigovodski del, kot so poslovne knjige in letna poročila. To zajema pomen pojmov, splošna pravila o  računovodenju, mikro/majhne/srednje/velike družbe, revidiranje, letno poročilo, obveznosti sestave in objave letnih poročil, bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, splošna pravila vrednotenja, poslovna poročila…).

V skladu z ZGD-1 je direktor odgovoren za vodenje in hrambo poslovnih knjig, sestavljanje in hrambo letnega poročila, pripravo konsolidiranega letnega poročila in revidiranje letnega poročila ter njegovo predložitev.

Določbe ZGD-1, vezane na računovodstvo, razlikujejo med velikostmi družbe, in sicer med mikro, majhnimi, srednjimi in velikimi družbami. V skladu s 55. členom ZGD-1 se družbe po velikosti delijo z merili na bilančni presečni dan letne bilance stanja:

• povprečno število delavcev v poslovnem letu,
• čisti prihodki od prodaje,
• vrednost aktive.

V skladu s 54. členom ZGD-1 mora družba voditi in hraniti poslovne knjige. Če zakon ne določa drugače, jih morajo zaključiti enkrat na leto. Delovati morajo v skladu z zakonom ter slovenskimi in mednarodnimi standardi računovodskega poročanja in morajo biti vodene po sistemu dvostavnega knjigovodstva (knjiženje poslovnih dogodkov v dva stolpca: v breme – v dobro; na ta način se zagotavlja kontrola pravilnosti evidentiranja). Poslovne knjige je treba hraniti trajno, medtem ko je knjigovodske listine treba hraniti le določeno časovno obdobje. V primeru podružnic tujih družb, se določbe o vodenju in hrambi poslovnih knjig uporabljajo smiselno, razen če ZGD-1 določa drugače.

V skladu z ZGD-1 (54. člen) mora družba sestaviti  in hraniti letno poročilo za vsako poslovno leto, ki pa se lahko razlikuje od koledarskega, in sicer le pri gospodarskih (zasebnih) družbah ter mora ob morebitni spremembi trajati najmanj tri leta. Sporočilo je treba posredovati na Finančno upravo Republike Slovenije (FURS) in imeti opredeljeno v internih aktih (Pravilnik o računovodenju). V primeru podružnic tujih družb, se določbe o sestavljanju in hrambi poslovnih knjig uporabljajo smiselno (razen če ZGD-1 ne določa drugače).

Vsako leto je treba v treh mesecih po koncu poslovnega leta na podlagi zaključenih poslovnih knjig v skladu s 60. členom ZGD-1 sestaviti letno poročilo (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, denarnih tokov, gibanja kapitala, priloge k izkazom in poslovno poročilo), mesec dni več, torej štiri mesece, pa je na voljo za sestavo konsolidiranega letnega poročila. 

Člani organov vodenja in nadzora družbe so tisti, ki morajo zagotoviti, da so letna poročila z vsemi zahtevami sestavljena in objavljena v skladu z zakonom in standardi (ZGD-1, SRS, MSRP), letno poročilo in vse njegove sestavne dele pa morajo podpisati vsi člani poslovodstva.

Družbe in podjetniki morajo trajno hraniti:

• bilance stanja,
• izkaze poslovnega izida,
• konsolidirana letna poročila (sestavljeno v skladu z ZGD-1 in SRS ali MSRP),
• revidirana letna poročila,
• poslovna poročila.

 ZGD-1 določa splošna pravila o letnem poročilu, in sicer v členih 60, 61 in 62, sklicuje pa se tudi na druge člene (63. – 70.).

Če v poslovnih knjigah stanje premoženja in poslovanje družbe ni izkazano verodostojno in resnično, to lahko povzroči škodo uporabnikom računovodskih izkazov. Med drugim vpliva tudi na pravilnost davčnih obračunov.

Da bi se tveganja kar se da zmanjšala, je potrebno pridobivati in izboljševati računovodske kompetence. To dosežemo s poznavanjem predpisov, udeleževanjem strokovnih izobraževanj/seminarjev, pridobivanjem informacij iz podatkovnih baz državnih in komercialnih ponudnikov). Potrebno je vzpostaviti notranja pravila družbe o računovodenju in nadzorovati izvajanje pravil (interni akti, pravilniki o računovodstvu, pravilnik o popisu) ter sproti izpolnjevati računovodske dolžnosti in nadzorovati izpolnjevanje teh dolžnosti (zaposlitev strokovno usposobljene osebe, oblikovanje notranje revizijske službe/redni pregledi delovanja računovodskega sistema družbe s strani direktorja/vodje računovodstva/zunanjih izvajalcev, izbira pooblaščenega revizorja). 

Blog: https://infocenter.si/odgovornost-direktorja-na-racunovodskem-podrocju-vodenje-in-hramba-poslovnih-knjig/