Analiza incidentov – pregled, analiza in predlogi izboljšav v primeru izrednih incidentov

Analiza incidentov v prvem koraku strmi k naboru velikega števila relevantnih informacij v čim krajšem času. Dokazi se zbirajo tako, da:

• Zberemo fizične dokaze, fotografije in videoposnetke s kraja incidenta (če je to mogoče).
• Opravimo razgovor s subjektom in žrtvijo (če je primerno) ter pričami.
• S pregledom zapisov, kot so elektronska sporočila, zapisi o usposabljanju, računalniška zgodovina, pravilniki in postopki.

Po zbiranju informacij na podlagi dejstev se sestavi časovnico dogodkov v zvezi z incidentom. Kaj se je zgodilo pred incidentom, med njim in takoj po njem? Natančen časovni potek vam lahko pomaga določiti vzrok incidenta in težave pri njegovem obravnavanju.

Najpomembneje je, da se ne obtožuje, sodi ali domneva. To lahko v najboljšem primeru omeji preiskavo, v najslabšem pa privede do tožbe zaradi neupravičene prekinitve delovnega razmerja.

Na podlagi časovnega poteka dogodkov se lahko začne izvajati analizo temeljnih vzrokov (RCA). RCA je postopek ugotavljanja vzrokov, ki so pripeljali do dogodka. Temeljni vzrok je temeljna težava v obstoječem sistemu ali postopku v vaši organizaciji, ki se ne bi zgodila, če je ne bi bilo.

Za izvedbo analize temeljnih vzrokov se opredeli dejavnike, ki so prispevali k vsakemu pomembnemu dogodku v časovnem okviru. To so sekundarni vzroki incidenta. Nato se vprašamo, zakaj je prišlo do vsakega prispevajočega dejavnika. Sprašujemo “zakaj?”, dokler ne pridemo do pomanjkljivosti v enem od vaših postopkov ali politik.

Za najboljše rezultate se analizira temeljne vzroke incidenta z ekipo. Če je mogoče, se vključi zaposlene z različnih ravni in iz različnih oddelkov. Dobili boste več različnih stališč in morda odkrijemo težavo, ki se je niste zavedali.

V mnogih primerih incidenti niso edinstveni. Če obstajajo pogoji, da se incident zgodi enkrat, je velika verjetnost, da se je zgodil že prej in se lahko ponovi.

Kot del analize incidentov se oceni tudi podatke o preteklih primerih. Ali se določena vrsta incidentov pogosto dogaja? Se v eni pisarni ali na eni lokaciji zgodi več vseh incidentov ali incidentov ene vrste? Ali se število incidentov poveča v določenih letnih časih? Je ena oseba vpletena v veliko incidentov?

Ko se ugotovi trende in temeljni vzrok incidenta, pripravimo možgansko nevihto rešitev, kako odpraviti trenutne težave in preprečiti ponavljajoče se incidente.

Najprej se določi korektivne ukrepe, ki jih morate sprejeti po incidentu. Ti odpravijo temeljni vzrok incidenta, tako da se ta ne bo več ponovil. Primeri korektivnih ukrepov vključujejo:

• Posodobitev pravilnikov
• sprememba vsebine in pogostosti usposabljanja
• zamenjava ali ponovno umerjanje opreme
• namestitev ali povečanje varnostnih ukrepov (npr. kamer, ključavnic, kibernetske varnosti)

V zadnjem koraku analize incidenta se odloči, katere preventivne ukrepe morate sprejeti. Preventivni ukrepi se nanašajo na težave, preden se pojavijo, namesto da bi se odzvali na incident. Ti morajo temeljiti na trendih, ki so odkriti, vključno s tem, se je naučili z analizo obravnavanega incidenta. Primeri preventivnih ukrepov vključujejo:

• oblikovanje načrtov za izredne razmere
• izvajanje novih vrst usposabljanja zaposlenih
• izvajanje notranjih revizij
• letni pregled pravilnikov in postopkov
• izvajanje rednega vzdrževanja opreme in podatkovnih sistemov

Izvedba analize po vsakem incidentu bo vašemu podjetju pomagala pridobiti podrobno sliko o tveganjih in priložnostih za izboljšave. Sčasoma vam to pomaga pri oblikovanju učinkovitega programa preprečevanja, ki zmanjšuje število incidentov in nesreč ter povečuje varnost in zaščito v vaši organizaciji.