Ključni koraki za vzpostavitev DPIA v organizacijah
Varstvo osebnih podatkov je predvsem zaradi nenehnih sprememb v digitalnem svetu postalo izredno pomembno. Samo področje varovanja podatkov je v Evropski uniji strogo urejeno in določeno. Eden izmed ključnih instrumentov za zagotavljanje skladnosti je ocena učinkov za varstvo podatkov (DPIA). Je sistematičen postopek, ki ga zahteva Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) Evropske unije. Poleg tega je tudi orodje za pravočasno identifikacijo, analizo in zmanjševanje tveganj glede nezakonitih ravnanj z osebnimi podatki.
Organizacija mora DPIA izvesti preden začne z obdelavo osebnih podatkov. Postopek izvedbe ocene učinkov je ključen za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo o varstvu podatkov. Organizacijam pomaga prepoznati in obravnavati morebitna tveganja v zgodnji fazi razvoja. Vsaj na vsaka 3 leta je priporočljivo, da so ocene učinkov osvežene, oziroma glede na tehnološke in družbene spremembe. Sama ocena učinkov je obvezna, kadar obstaja verjetnost, da bi obdelava podatkov lahko povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Priporočljiva pa je v dveh primerih. Prvi je kadar se pripravljajo nove obdelave ali/in nove informacijske rešitve za obdelavo osebnih podatkov. Drugi pa je, kadar se uvajajo bistvene spremembe obstoječih obdelav ali nadgradnja informacijskih rešitev.
DPIA mora zajemati različne elemente. Ključni je sistematični opis predvidenih dejanj obdelave in namenov obdelave ter tudi zakonitih interesov. Poleg tega zajema tudi oceno tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo. Določeni pa so tudi ukrepi za obravnavanje tveganj, vključno z varnostnimi ukrepi, mehanizmi za zagotavljanje varstva osebnih podatkov in dokazovanje skladnosti.
Koraki in pomembnost DPIA
Pri izvajanju DPIA se uporablja sistematičen pristop, ki vključuje naslednje 4 korake.
- Opredelitev konteksta oziroma identifikacija namena in obsega obdelave osebnih podatkov. Ugotavljajo in določajo se vsi podatki in njihov namen obdelave, načini in sredstva obdelave, udeleženi subjekti in rok hrambe podatkov.
- Analiza tveganj vključuje prepoznavanje in ocenjevanje možnih tveganj. Določiti je potrebno tudi raven verjetnosti in raven resnosti. Vsota verjetnosti in resnosti pa predstavlja samo raven tveganja. Ocena tveganja se izvede po temeljnih načelih varstva osebnih podatkov. Ključni deli le-te pa so: zakonitost, poštenost in preglednost; omejitev namena; najmanjši obseg podatkov; točnost; omejitev shranjevanja ter celovitost in zaupnost.
- Ukrepi za obvladovanje tveganj, katerih namen je odprava ali ublažitev tveganj na sprejemljivo raven.
- Priprava poročila se izdela na podlagi dobro dokumentiranih prejšnjih treh korakov. Iz poročila mora biti razvidno, da so bili vsi koraki izvedeni ter da so bili upoštevani zahtevani kriteriji.
DPIA organizacijam omogoča, da prepoznajo in ocenijo morebitna tveganja za zasebnost. Na podlagi tega lahko sprejmejo ustrezne ukrepe za zmanjšanje in odpravo teh tveganj. S tem pa se preprečujejo morebitne kršitve varstva podatkov. Prav tako DPIA organizacijam pomaga zagotoviti skladnost s predpisi o varstvu podatkov. Izvajanje ocene učinkov je ključno predvsem pri izpolnjevanju zakonskih zahtev. S tem se organizacije izognejo tudi morebitnim kaznim ali sankcijam s strani nadzornih organov.
Prav tako organizacije, ki izvajajo DPIA krepijo zaupanje svojih strank, poslovnih partnerjev in širše javnosti. S tem delujejo in poslujejo etično in odgovorno ter izkazujejo skrb za varstvo zasebnosti in pravic posameznikov. Zaradi vseh omenjenih razlogov je DPIA ključni mehanizem za zagotavljanje visoke ravni varstva osebnih podatkov, spoštovanje zasebnosti posameznikov ter skladnosti z zakonodajo o varstvu podatkov.
Globe
Ob neupoštevanju zahtev DPIA in drugih predpisov o varstvu podatkov lahko organizacije doleti globa za neskladje s predpisi ali katera od ostalih posledic. V skladu z GPRD lahko nadzorni organi organizacijam, ki ne izvajajo DPIA, ko je to potrebno, naložijo različne globe. Globe se gibljejo do 4 % letnega svetovnega prometa ali 20 milijonov evrov (odvisno od tega, kateri znesek je višji). Poleg finančnih posledic pa lahko organizacije doletijo tudi negativni učinki za njihov ugled. To pa vodi predvsem v izgubo zaupanja strank in poslovnih partnerjev.
Zaradi vseh omenjenih razlogov in tudi glob je izvajanje DPIA in skrb za skladnost z zakonodajo zelo pomembno. Ključno je predvsem za varstvo pravic posameznikov ter za dolgoročno uspešno in zaupanja vredno poslovanje organizacij.
Naša pomoč
Za Vas lahko pripravimo oceno učinka (DPIA) ali pa kot vaša pooblaščena oseba preverimo ustreznost vaše že pripravljene ocene in podamo mnenje.
Naši strokovnjaki vam bodo pojasnili podlage za pripravo ocene DPIA in vseh ostalih pomembnih elementov ter korakov. Za vas pripravimo tudi poročilo trenutnega stanja izvajalca z mnenjem pooblaščene osebe za varstvo podatkov. Podamo tudi ukrepe za zmanjšanje tveganj in preverbo ustreznosti ocene učinka z opredelitvijo potrebnih vidikov skladnosti.
Za več informacij nas kontaktirajte – kliknite tu!