Prevoz na delo in najpogostejše zlorabe
Prevoz na delo se običajno obračunava po kilometrini ali na podlagi javnega prevoza. Nekateri zaposleni pa to možnost izkoriščajo in si neupravičeno izplačujejo potne stroške. Pogosta težava je, da zaposleni prijavijo več kilometrov, kot jih dejansko opravijo. Nekateri med njimi prijavijo tudi poti, ki se niso zgodile oziroma jih ne prevozijo. Znani so tudi primeri, ko zaposleni na delo ne prihaja, vendar vseeno prejema povračilo stroškov.
V nekaterih primerih zaposleni kot svoje bivališče prijavijo naslov, na katerem ne živijo, saj s tem pridobijo višje povračilo stroškov. Takšne zlorabe pomenijo dodatne in neupravičene stroške za podjetje. Predvsem v zadnjih letih pa je vse več tudi primerov, ko si zaposleni prevoz izplačujejo, čeprav delo opravljajo od doma.
Vsa takšna dejanja so nepoštena in škodijo podjetniški kulturi ter pomeni višje stroške. Zlorabe so v veliko primerih težko dokazljive, predvsem v primerih, ko podjetje nima jasnih pravil in nadzora, zato je uvedba kontrole nad prevozi na delo nujna.
Kako nadzorovati prevoz na delo in kdaj vključiti detektiva?
Podjetje mora postaviti jasen interni pravilnik glede povračila prevoza na delo. V tem mora biti določena višina kilometrine, pogoji in dokazila, ki so potrebna za vračila.
Zaposleni morajo ob prijavi navesti točen naslov stalnega ali začasnega bivališča. Kakršnekoli spremembe morajo pravočasno sporočiti kadrovski službi. Priporočljivo je tudi, da podjetje redno preverja prijavljene relacije in naslove. Ob sumu zlorabe se lahko opravi tudi notranja kontrola. V primeru, da obstajajo konkretni dokazi, pa je smiselno razmisliti tudi o vključitvi detektiva.
Detektiv lahko preveri dejansko bivališče zaposlenega in način prihoda na delo. Prav tako ugotavlja, ali zaposleni res prihaja na delo ali delo opravlja od doma. Uporaba detektivskih storitev mora biti zakonita in upravičena. Pri tem je priporočljivo, da podjetje zbere dovolj indicev in o tem obvesti tudi vodstvo. Detektiv z ustreznimi metodami in dovoljenji opravi opazovanje. Nato o opravljenem delu pripravi poročilo, ki ga podjetje lahko uporabi v nadaljnjih postopkih.
Poleg detektiva je smiselno uvesti tudi digitalni sistem za beleženje prihodov na delo. Elektronske evidence omogočajo natančen vpogled v prisotnost zaposlenih.
Pomembno je, da so zaposleni seznanjeni z vsemi postopki in pravili, saj se na tak način zagotovi pošteno in pregledno poslovanje.
V primeru, da sumite na zlorabe potnih stroškov v vašem podjetja nas kontaktirajte in pomagali vam bomo!
