Lani februarja je pričel veljati novi Zakon o zaščiti prijaviteljev. Le-ta je prinesel pomembne ukrepe za zaščito oseb, ki prijavijo kršitve ter tudi ostale obveznosti za zavezance tako v javnem kot v zasebnem sektorju. Ena izmed teh je imenovanje zaupnika v organizaciji, ki ima več kot 50 zaposlenih. Organizacije so imele do 17. decembra 2023 vzpostaviti notranji postopek prijave nepravilnosti na delovnem mestu. V skladu s tem pa mora biti imenovan tudi zaupnik, na katerega se delavci lahko obrnejo.
Zakon o zaščiti prijaviteljev določa nekatere novosti, ki so jih organizacije dolžne sprejeti skladno z določili zakona. Sprejeti jih morajo tako javni, kot tudi zasebni subjekti. Kot že omenjeno je pomembna in ključna novost predvsem implementacija in vzpostavitev prijavne poti za nepravilnosti znotraj organizacije. Le-ta obsega:
- Imenovanje zaupnika,
- Opredelitev naslova za sprejem prijave ter
- Sprejem notranjega akta.
Med najpogostejše kršitve predpisov, ki se nanašajo na javni interes so na primer pranje denarja in zloraba osebnih podatkov. Prijavitelji oziroma žvižgači so lahko zaposleni v organizaciji, in pa tudi vse druge osebe, ki so vključene v delovni proces organizacije. To so na primer prostovoljci, študentji, pogodbeniki in podobno.
Vzpostavitev postopka za prijavo
Glede na Zakon o zaščiti prijaviteljev morajo organizacije, ki imajo več kot 50 zaposlenih vzpostaviti tudi postopek prijave kršitev. Le-ta mora omogočati popolnost, celovitost in zaupnost informacij. Nepooblaščenim osebam mora tudi preprečiti dostop do vsebine prijav, ter podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva. Zato je potrebno v organizaciji sprejeti interni akt, ki ureja postopek prijave, imenovan pa mora biti tudi zaupnik.
Akt vsebuje:
- imenovanje zaupnika, po potrebi pa tudi administrativnega osebja ter podrobnejša opredelitev informacijsko podprtega načina prejema in evidentiranja prijav oziroma morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav,
- poseben elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav,
- postopek prejema notranje prijave in njene obravnave,
- ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav,
- obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve,
- način seznanitve vodstva o obravnavi prijave,
- način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca.
Kdo je lahko zaupnik?
Zaupnik mora biti zanesljiva, strokovna in neodvisna oseba. Biti mora zaupanja vredna tako s strani delodajalca kot tudi s strani zaposlenih in ostalih oseb, ki so vključene v aktivnosti organizacije. Zaupnik mora biti zaposlen v organizaciji, saj le tako pozna okoliščine dela ter tudi ostale zaposlene. Je oseba, ki obravnava prispelo prijavo, sprejme ukrepe za prenehanje kršitev in o teh seznani vodstvo. Kot omenjeno je potrebno, da je zaupnik zaposlen v organizaciji. Na ta način dobro pozna njeno delovanje, na podlagi tega pa najde načine, kako zaposlene obveščati o pomembnosti prijav kršitev predpisov. Njegov kontakt mora biti dostopen vsem potencialnim prijaviteljem.
Prejemnik prijav je lahko tudi zunanji ponudnik, s katerim se mora organizacija dogovoriti o načinu pošiljanja le-teh zaupniku. Zunanji ponudnik te prijave le sprejme, zaupnik pa ih kasneje obravnava.
Zaupnik preizkusi in obravnava prijavo kršitve ter prijavitelju nudi informacije o zaščiti glede na Zakon o zaščiti prijaviteljev ter postopkih za zunanjo prijavo organom za zunanjo prijavo.
Prijavitelju, ki je deležen povračilnih ukrepov, zaupnik nudi tudi informacije o pravnih možnostih in mu pomaga v upravnih in sodnih postopkih zaradi povračilnih ukrepov, in sicer tako, da
- prijavitelju podaja celovite informacije o zaščitnih in podpornih ukrepih ter drugih pravnih možnostih, ki so primerni glede na vrsto konkretnih povračilnih ukrepov,
- prijavitelju izda potrdilo o vloženi prijavi oziroma zagotovi dokazila iz postopka s prijavo, ki jih prijavitelj potrebuje v nadaljnjih postopkih v zvezi s povračilnimi ukrepi.
Zaupnik ves čas postopka (in tudi po koncu postopka s prijavo) varuje identiteto prijavitelja glede na Zakon o zaščiti prijaviteljev. Zaupnik lahko identiteto prijavitelja razkrije v treh primerih:
- če se prijavitelj strinja z razkritjem (zaupnik pridobi soglasje prijavitelja),
- če to zahteva državni tožilec, kadar je to nujno potrebno zaradi preiskovanja kaznivih dejanj (o razkritju identitete tožilstvu je prijavitelj predhodno obveščen),
- če to zahteva sodišče, ko je to potrebno zaradi sodnih postopkov, vključno s sodnimi postopki zaradi zaščite pravice osebe, ki jo prijava zadeva (o razkritju identitete sodišču je prijavitelj predhodno obveščen).
Če potrebujete pomoč pri pripravi in sprejetju internega akta ter pri vzpostavitvi notranjih prijavnih poti glede na Zakon o zaščiti prijaviteljev, Vam z veseljem pomagamo. Naši strokovnjaki imajo znanje z ogromno področij in so vam vedno na voljo!
